Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

Административная поддержка руководителя:

выполнение поручений генерального директора в рамках деятельности компании;

мониторинг задач: отслеживание сроков, статусов, промежуточных результатов; своевременное информирование руководителя о рисках и отклонениях.

организация документооборота: от регистрации и согласования до контроля исполнения и архивного хранения документов (договоры, корреспонденция, акты и пр.).;

подготовка аналитических и справочных материалов: консолидация данных, выжимки из технической документации (чертежи, спецификации), структурированные сводки для принятия решений;

подготовка проектов исходящих писем, служебных записок и иных документов для согласования с генеральным директором; обеспечение корректности формулировок, ссылок на нормативные акты и условия договоров;

проведение предварительного анализа проектов договоров и дополнительных соглашений: проверка условий на соответствие интересам компании, выявление потенциально невыгодных или рискованных положений.

контроль полноты и корректности приложений (спецификации, графики, ТЗ, требования к качеству, порядок приёмки), обеспечение их юридической и технической согласованности с текстом договора.

подготовка сводных замечаний и рекомендаций по условиям договора для согласования с генеральным директором и профильными подразделениями;

коммуникация с внешними контрагентами, снятие возникающих в ходе работы вопросов, включая вопросы технического контроля, производства, коммерции и закупки;

подготовка паспортов качества и иной технической документации на производимую продукцию в соответствии с требованиями ГОСТ, ТУ и условиями договоров;

согласование документации с профильными подразделениями и заказчиком, обеспечение единства технических данных и корректности ссылок на нормативные документы;

контроль актуальности данных в паспортах: соответствие фактических параметров продукции.

Закупки и снабжение (металлопрокат, комплектующие, расходники):

формирование и размещение заявок на закупку ТМЦ под производственные планы и текущие заказы по поручению руководства;

мониторинг рынка поставщиков металлопроката (лист, труба, уголок, швеллер и т. п.), метизов, расходников, строительных и электротехнических материалов;

организация и проведение процедур запроса коммерческих предложений (КП) у поставщиков: формирование запросов, сбор и сравнительный анализ поступивших предложений, подготовка сводных таблиц и обоснований выбора контрагента для закупок;

согласование спецификаций, сроков поставки, условий оплаты и доставки; контроль исполнения договоров поставки;

работа с претензиями по качеству и количеству (проплешины, коррозия, отклонения по цинковому покрытию и т. д.), взаимодействие с отделом технического контроля и поставщиками, в том числе по актам входного контроля;

работа с первичной документацией: УПД, накладные, акты, счета; контроль корректности оформления и своевременной передачи руководству и в бухгалтерию для оплаты;

контроль статуса оплаты счетов, взаимодействие с руководством, бухгалтерией и контрагентами для своевременного закрытия платёжных обязательств;

организация и отслеживание логистики закупаемых материалов и комплектующих: согласование условий доставки, контроль сроков отгрузки и приёмки, проверка комплектности и сопроводительной документации (накладные, сертификаты, паспорта качества); обеспечение полного цикла оплата доставка приёмка ;

оптимизация закупочной деятельности: поиск более выгодных условий, анализ цен, снижение издержек при сохранении качества и количества закупаемой продукции;

участие в подготовке комплекта документов для подачи заявок на участие в тендерах и закупках, включая формирование технического и коммерческого предложения;

Правовой и коммерческий анализ договоров поставки и подряда: проверка предмета, сроков, цен, порядка изменения стоимости, условий приёмки и фиксации дефектов, ответственности за нарушение сроков и качества, контроль однозначности формулировок и измеримости критериев качества.

Требования:

Мы ждём от кандидата

Опыт работы помощником руководителя / офисассистентом / менеджером по закупкам от 2 лет (в производстве, строительстве, металлообработке будет преимуществом).

Понимание производственного цикла металлоконструкций и базовых терминов: цех, ОТК, КМ/КМД, ведомость материалов, раскрой, резка, сварка, цинкование, логистика.

Навык работы с технической документацией: чтение спецификаций и ведомостей материалов, сверка объёмов, поиск позиций, понимание требований к качеству (умение читать чертежи будет преимуществом).

Уверенное владение MS Office, Excel, интернет.

Опыт проведения закупок ТМЦ, работы с договорами поставки/подряда, понимания условий ответственности и сроков.

Способность самостоятельно выстраивать рабочий процесс и расставлять приоритеты.

Умение работать в режиме многозадачности и при сжатых сроках, стрессоустойчивость.

Владение нормами деловой переписки и официальноделового стиля, грамотного общения.

Чёткая, структурированная устная речь.

Опыт редактирования и выверки официальных документов (договоров, претензий, актов) существенное преимущество: умение устранять неоднозначности, приводить формулировки к единому стилю и обеспечивать соответствие требованиям к оформлению.

Готовность к оперативным задачам и работе с конфиденциальной информацией.

Будет плюсом

Знание стандартов оформления управленческой и технической документации (ГОСТ, требования к письмам, актам, УПД, претензиям).

Базовое понимание логистики и складского учёта (движение ТМЦ, накладные, УПД, акты, инвентаризация).

Навыки расчёта потребности в материалах под чертежи и КМД, понимание норм расхода и раскроя.

Опыт взаимодействия с транспортными компаниями, понимание условий доставки и приёмки на производстве.

Опыт сопровождения тендеров, знание процедур конкурентных закупок и документооборота по ним.